Offenlegungspflichten für firmenrelevante Dokumente

Seit 2007 regelt das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (kurz: EHUG) die Umstellung firmenrelevanter Daten auf den elektronischen Betrieb. Kapitalgesellschaften sind demnach gesetzlich verpflichtet, ihre Abschlüsse beim elektronischen Bundesanzeiger einzureichen.

Wer ist betroffen? Wer ist offenlegungspflichtig?

Das EHUG verlangt von Unternehmen, ihren Jahresabschluss zu erstellen und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Das gilt für:

• alle Kapitalgesellschaften
• die eingetragenen Genossenschaften
• Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter und
• Unternehmen, die nach Publizitätsgesetz zur Offenlegung verpflichtet sind.
  
  

Wann und wie muss ich meiner Offenlegungspflicht nachkommen?

Dank des EHUG entfällt das Einreichen der Rechnungsunterlagen beim Handelsregister. Stattdessen erhält der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers in Köln die Unterlagen und veröffentlicht sie im elektronischen Bundesanzeiger.

Die gesetzliche Regelung gilt für alle Abschlüsse, die das Geschäftsjahr 2006 oder spätere Zeiträume betreffen. Abschlüsse für Geschäftsjahre, die bereits vor dem 1. Januar 2006 begonnen haben, unterliegen hingegen vorangegangenem Recht. Kleine und mittelgroße Gesellschaften reichen ihre Unterlagen also nach wie vor zunächst beim zuständigen Registergericht ein, um anschließend im Bundesanzeiger eine elektronische Eintragungsbekanntmachung zu veranlassen.

Kleine Gesellschaften im Sinne des Handelsgesetzbuches müssen nur eine Bilanz sowie einen Anhang einreichen und bekannt machen. Große und mittelgroße Gesellschaften legen hingegen einen Jahresabschluss, einen Lagebericht, einen Ergebnisverwendungsbeschluss und einen Bericht des Aufsichtsrats vor.

Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers übermittelt den Jahresabschluss und weitere ausgewählte Unterlagen an des Unternehmensregister. Für die Führung des Unternehmensregisters ist eine Jahresgebühr zwischen 5 und 10 Euro fällig.

Das EHUG verlangt das Einreichen der Unterlagen in elektronischer Form. Dafür bietet die Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft einen leichten und komfortablen Übermittlungsweg über ein Upload-Verfahren via Internet an. Der Nutzer kann zwischen den Datenformaten Word, RTF und Excel wählen. Außerdem steht ein XML-Format auf der Grundlage der deutschen XBRL-Taxonomie (German GAAP Version 2.0) zur Verfügung, für das der Verlag ein Softwareprogramm bereit stellt.

Die Datenformate bestimmen den Bearbeitungsaufwand beim Bundesanzeiger und die Höhe des Entgeltes bei Veröffentlichung. Die Papier-Anlieferung erfordert beispielsweise immer eine Neuerfassung, die mit hohem Korrekturaufwand verbunden ist.

Firmenrelevante Unterlagen müssen innerhalb eines Jahres nach dem Abschlussstichtag eingereicht werden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist der Abschluss für das Geschäftsjahr 2006 also spätestens bis zum Ende des Jahres 2007 bekannt zu machen. Eine kürzere Einreichungsfrist von vier Monaten gilt für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften. Dazu zählen börsennotierte Unternehmen und Gesellschaften, deren Wertpapiere an einem organisierten Markt gehandelt werden.